Come strutturare una presentazione efficace
A tutti capita, prima o poi, di dover parlare in pubblico. Sia che il pubblico sia composto da dieci o da diecimila persone, si presuppone che tu sia in grado di deliziarlo. Prima una buona preparazione, assicurandoti di evitare il panico da palcoscenico, poi si inizia a pensare a come poter comunicare efficacemente con chi ti sta di fronte. Ci sono corsi costosi che insegnano a dei manager poco spigliati come comunicare efficacemente, in realtà bastano alcuni accorgimenti per fare un figurone.
La cultura nostrana sull’argomento è assai scarsa e poco ricettiva: sono pochi i relatori che riescono a intrattenere il pubblico, gli altri si limitano semplicemente ad un monologo noioso e piatto. La gente si annoia, non ascolta e non ricorda nemmeno una parola.
Se vuoi sortire un qualche effetto su chi ti ascolta, devi mantenere l’attenzione alta. Vuoi mettere l’autostima che cresce ad ogni parola andata a segno?
Non è difficile, perché il livello medio è infimo: basterà poco per fare un figurone. La struttura che darai è un passo fondamentale, perché senza quella non c’è storia che tenga: la tua relazione sarà appena mediocre nel migliore dei casi. Ecco cosa devi fare per non incappare in questo errore.
Un primo mantra efficace è: “prima dimmi quello di cui vuoi parlare, poi dimmelo, e infine riassumi quello che mi hai appena detto”. Semplice. Ogni orazione si compone di cinque fasi: introduzione, prefazione, corpo, riassunto, domande. Ognuna di queste fasi ha una sua struttura interna e un compito specifico, che dovrà essere ben chiaro prima di poter intraprendere la stesura del testo.
1 – Introduzione
È utile se chi ti sta ascoltando non ti conosce. Questa è una situazione molto frequente, quindi introduci te stesso, la compagnia che rappresenti (se è questo il caso) e così via. Fai in modo che chi ti ascolta ti conosca personalmente, crea quella connessione che sarà utile nelle le fasi successive.
2 – Prefazione
Una panoramica generale di quelli che saranno gli argomenti portanti.
In questo modo metterai il pubblico a suo agio e lo aiuterai nella fase dell’apprendimento: se il cervello già sa quali argomenti saranno trattati, inizierà a creare una sorta di struttura nella quale inserire le informazioni che gli darai. Saranno tutti più concentrati, perché non continueranno a chiedersi “ma finisce fra due minuti o due ore?” Per questa ragione è anche utile specificare la durata della presentazione stessa, così come eventuali pause caffè.
3 – Corpo
Qui parla di tutto quello di cui devi parlare.
Ricordati di rispettare la scaletta che hai anticipato prima, altrimenti rischierai che il pubblico prenda e se ne vada. Un po’ come questo post è strutturato in cinque punti, elabora il corpo in punti sequenziali. Dagli un ordine logico.
Se puoi fai ampio ricorso agli strumenti audiovisivi: diapositive, filmati ed effetti sonori coinvolgono il cervello di più delle parole. Tieni sempre in bella vista (degli spettatori) uno schema con il riassunto della presentazione, di modo che l’occhio possa sempre andare a vedere a che punto sei.
4 – Riassunto
Comincia ad allenare la memoria a lungo termine: alla fine della presentazione, ripetere velocemente tutti gli argomenti trattati costringerà la mente di chi ti ascolta ad andare a ripescare nella memoria, aiutando a fissare i ricordi. Se veramente ci tieni al pubblico, allora fagli questo favore!
5 – Domande
Raramente chi ti ascolta conosce l’argomento che esponi bene quanto te, quindi avrà delle domande sugli argomenti che hai tralasciato nella presentazione ufficiale. Anche la più brillante delle presentazioni lascerà qualche buco ad almeno una persona, ma spesso quella persona non chiederà niente. A volte perché pensa di essere l’unica a non aver capito, o non vuole fare perdere tempo agli altri, fatto sta che devi convincere chi ti ascolta a partecipare attivamente in questa fase.
Se sei riuscito a tenere sveglio il pubblico, magari interagendo con loro con battute o “sondaggi” ad alzata di mano, saranno più propensi a svelare le loro perplessità. Chiedi sempre se ci sono domande, non farlo in maniera retorica: spendi almeno qualche secondo a comunicare l’idea che sicuramente ci saranno dei punti poco chiari, e che tu sei lì a rispondere.
Anche se non sai rispondere alla domanda che ti viene posta, niente panico: puoi girarci attorno con una risposta vaga o indirizzando chi chiede ad una persona più informata di voi.
L’esperienza è l’ultimo passo, quello che cambia tutto. Se vuoi diventare bravo a tenere discorsi, allenati e allenati ancora. Fai esperimenti, non dare niente per scontato, guarda quello che funziona e scarta quello che non funziona.
Ma questo vale per qualsiasi aspetto della vita.
7 Febbraio 2011 @ 17:49
Ciao e complimento per l’articolo.
Penso che tu abbia ragione, queste fasi sono fondamentali per parlare in pubblico o semplicemente eseguire una presentazione efficace.
Ho frequentato diversi seminari live e ho sempre notato una cosa tanto importante quanto fastidiosa secondo me: il punto 5 viene inserito ovunque, a volte addirittura dopo l’introduzione.
In una platea più o meno numerosa c’è sempre chi apprende meglio un concetto, chi è più avanti nella conoscenza dell’argomento specifico e chi è più indietro.
Purtroppo esiste la tendenza di consentire le domande in qualsiasi momento, interrompendo di fatto la presentazione: capisco che se si parte dall’abc per qualcuno già esperto può essere noioso ascoltare cose che già conosce e si sente quasi in obbligo di dover porre domande di livello più avanzato, ma così facendo si finisce per perdere un sacco di tempo e rendere più complesso l’apprendimento da parte di tutti.
Cosa ne pensi?
Hai notato anche tu questa fastidiosa tendenza nei seminari dal vivo?
Non sarebbe più semplice e produttivo stendere una scaletta come quella che hai fatto tu e soprattutto spiegarla chiaramente al pubblico?
7 Febbraio 2011 @ 20:04
Ciao, e grazie per il commento. Hai fatto bene a proporre questo argomento, perché in effetti il problema delle domande è sempre fra i più difficili da risolvere, oltre che fastidioso quando si presenta.
Sono in effetti in molti, e lo confermo anch’io, a credere che lasciare spazio alle domande durante l’intero arco della presentazione sia una cortesia per tutti gli ascoltatori. In realtà, come giustamente sottolinei tu, esse non fanno altro che rallentare l’esposizione e frammentarla, rendendo più difficile l’apprendimento.
Per questo talvolta si usa chiedere espressamente, durante la prima fase di introduzione, di lasciare le domande alla parte finale, perché sarà dato un apposito spazio per i dubbi (l’ho letto in un manuale di presentazioni in ambito industriale, ma reputo sia applicabile ovunque). In questo modo l’audience non si sente in “dovere” di chiedere non appena ha un dubbio, magari nel timore che alla fine non ci sia più tempo per chiarirlo.
La cosa funziona benissimo soprattutto con presentazioni brevi, mentre con quelle più lunghe forse è il caso di fare una breve pausa ogni tanto nella quale permettere al pubblico di fare le domande che hanno in mente, altrimenti si corre il rischio che le dimentichino.
La scaletta sicuramente è importante, e in qualsiasi manuale del “provetto presentatore” è presente nelle primissime pagine. Non solo, è anche utilizzata in moltissime tecniche di apprendimento, a dimostrazione della sua sicura efficacia.